Kuidas tõhusalt juhtida oma tööaega stressi vähendamiseks

Kas teie kontoritöö on stressirohke ja olete väsinud? Kui jah, siis siin on 7 toimivat strateegiat oma aja efektiivseks juhtimiseks ja stressi vähendamiseks.

Aja juhtimine on väga oluline aspekt elus, kuid siiski eelistavad paljud inimesed õppida, kuidas oma rahaga hakkama saada, mitte oma ajaga. Tegelikkuses saate rohkem raha teenida, kuid raisatud või ebaseaduslikult omastatud aega ei saa enam tagasi maksta.

Kui te ei saa oma aega hästi hallata, siis on teil lõpuks stress. Kui aga saate oma ajaga hästi hakkama, siis märkate, et olete õnnelikum ja teil on palju rohkem aega muude teie jaoks oluliste asjade tegemiseks.

Mis on stress?

Stressiks võib pidada keha füüsilist, vaimset ja emotsionaalset reageerimist välistele stiimulitele, nagu oht või oht. Kui inimene on silmitsi ohtliku või ähvardava olukorraga, laseb keha vereringesse stressihormoonide, sealhulgas kortisooli ja adrenaliini, tulva. Need hormoonid aitavad keskendumist süvendada, pikendavad reaktsiooniaega, pingutavad lihaseid ning suurendavad jõudu ja vastupidavust, aidates teil olukorrast nii hästi üle saada kui võimalik.

See lihtsalt näitab, et stress pole tingimata halb asi. Näiteks võib stress aidata teil tööl esitlemise ajal varvastel hoida. Kuid inimkeha ei suuda kohati öelda vahet füüsilise ohu ja emotsionaalse stressi vahel ning sellisena võib ta reageerida täpselt samamoodi nii füüsilise kui ka emotsionaalse ohu suhtes.

Näiteks võib teie keha tõlgendada seda, et proovite tööl olevast tähtajast kinni pidada, füüsilise ohuna, mis põhjustab stressihormoonide vabanemist. Kui see juhtub üsna sageli, on organismil eelnimetatud hormoon vabanemiseks veelgi kergem ja raskendatud on väljalülitamine, mis viib teid suurema osa stressiolukorrast.

Milline on stressi ja ajajuhtimise vaheline seos?

Kas leiate, et olete oma töös pidevalt taga? Kas jõuate päeva lõpuks kohale ja saate teada, et olete oma ülesandeloendis teinud mitte midagi. Noh, on tõenäoline, et te ei oska aja juhtimisega hästi hakkama saada ja see ei tee teie füsioloogilisele tervisele midagi head.

Tegelikult selgus töö ja stressi kohta läbi viidud uuringus, et töötajad, kes pole vaeva näinud oma aja juhtimiseks, tunnevad oma elu vähem kontrolli. British Medical Journal korraldatud uuringus öeldakse, et efektiivne ajajuhtimine vähendab stressi töökohal. Samuti otsustati, et stress töökohal viib üle ka koduse elu ja kahjustab pingevaba elu kodus.

Peaaegu kõik töökohal vaevavad stressi, mis on seotud tähtaegadest kinnipidamisega, püüdes samal ajal žongleerida muude isiklike kohustuste ja ülesannetega. Paljud inimesed tänapäeva maailmas peavad sobima vanema, abikaasa või töötaja rolli. Kõigi nende positsioonidega kaasnevate rollide proovimine võib isegi tehnoloogia abil olla üsna hirmutav.

On levinud arvamus, et kui suudate end kiiremini tööle suruda, siis on teil stressist üle saada. Teised usuvad teisalt, et suudavad oma aega paremini hallata, suurendades päevas töötavate tundide arvu, mille tulemusel nad kaotavad une.

3 Tõhusa ajahalduse ülimad eelised

a. See aitab vähendada projekti elluviimisega kaasnevat muret: Kui loote selge plaani ja oluliste verstapostide ajakava, vähendate projektiga töötades tekkivat stressi.

Verstapostide kontrollimine aitab hoida teid kesksel kohal ja võimaldab teil kontrollida oma edusamme juba kirjeldatud vahe-eesmärkide osas. Tulenevalt asjaolust, et saate projekti käitamise ajal hõlpsalt jälgida, olete protsessi ajal palju rahulikum.

b. See võimaldab teil piisavalt puhata: oma aja efektiivne haldamine võimaldab teil saada hea öö puhata. Samuti hoiab see ära selle, et peate mõnes muus osas vaba aja maha võtma, sest olete juba korralikult puhanud, kui oleks pidanud seda tegema. Tõhusa ajahalduse abil saate oma töökoha täitmise lõpule viia, oma isiklikku elu nautida ja endiselt korralikult magada.

c. See aitab vältida ülekoormamist: pole tavaline, et tunnete end ülekoormatud, kui proovite projekti käivitada, eriti kui on ka teisi väiksemaid projekte, mis vajavad endiselt teie tähelepanu. Oma aega õigesti juhtides saate tähtsaima ülesande tähtsuse järjekorda seada ja tunnete seeläbi paremini olukorra üle kontrolli.

Üks parimaid põhjuseid ajahalduse parandamiseks on stressi vältimine. Ükskõik kui hästi oma aega haldate, tunnete siiski paratamatult aeg-ajalt mingisugust stressi. Siin on kehva stressi ja ajajuhtimisega seotud tavalised sümptomid:

  • Suurenenud ärrituvustunne
  • Väsimus
  • Keskendumisraskused
  • Unustamine
  • Unekaotus
  • Füüsilised häired nagu peavalud, lööbed, sügelus, krambid jt
  • Depressioon

Siiski jääb tõde endiselt see, et ükski eelnimetatud meetoditest ei paku püsivat lahendust, sest enda piirini surumine põletab teid ainult kiiremini välja ja muudab teie stressi veelgi kiiremaks.

Siin on head uudised; saate ajahalduses paremaks minna. Oma aja kulutamisele tähelepanu pööramine aitab teil seda tõhusamalt hallata. Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil oma aega tööl juhtida, et stressi tõhusalt vähendada.

Kuidas tõhusalt juhtida oma tööaega stressi vähendamiseks

1. Kasutage planeerijaid: mõned inimesed on endiselt veendunud, et oma aja kavandamine võtab lihtsalt aega, mille nad oleksid võinud pühendada olulisematele teemadele. See on aga tõest väga kaugel. Planeerijad on väga kasulikud tööriistad aja juhtimisel.

Nende tõhusaks kasutamiseks peaksite esmalt sisse viima kõik regulaarselt planeeritud kohtumised, seejärel lisama muid asju, mida tuleb teatud ajal teha, kuid mis pole kivisse sisse seatud. Järgmisena peaksite lisama muid ülesandeid, mis tuleb nädala jooksul lõpule viia, ning lisage veidi taastumis-, lõõgastus- ja seltskonnaaega, sest need on väga olulised, kui soovite elada stressivaba elu.

2. Prioriteetide seadmine : efektiivse ajahalduse saavutamiseks ja stressi minimeerimiseks on tähtsusjärjestuse määramise võime tõesti oluline. Ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks on mitmeid viise, millest üks on ABC-meetod.

Siin peate looma kolm loendit. Loend sisaldab kiireloomulisi ülesandeid. B-loend peaks sisaldama ülesandeid, mida tuleb teha, kuid mis ei ole nii ajatundlikud, ja C-loend peaks sisaldama ülesandeid, mida soovite teha, kuid mis pole aja suhtes tundlikud.

Samuti saate ülesandeid tähtsuse järjekorda seada nii mõju kui pingutuse osas. Suure mõjuga, kuid vähese vaevaga ülesanne saab kiiret võitu, samas kui suure mõjuga ja suure vaevaga ülesanded on teie suured projektid.

Veel üks viis tähtsuse järjekorda seadmiseks on vaadata kiireloomulisust versus tähtsust. Kiireloomulistele ja olulistele ülesannetele tuleks seada esmatähtis ülesanne, samas kui kiireloomulisi ja mitteolulisi ülesandeid peetakse üldjuhul ajaraiskajaks ning nende tegemine ei ole isegi väärt.

3. Juhtimise viivitamine: edasilükkamine tähendab lihtsalt selliste ülesannete täitmist, mida saate kohe teha. Enamiku inimeste jaoks on mida stressirikkam, aeganõudvam või ebasoovitavam ülesanne, seda tõenäolisem, et nad proovivad seda edaspidiseks kuupäevaks edasi lükata.

Inimesed viivitavad ka seetõttu, et puuduvad teadmised või oskused konkreetse ülesande täitmiseks. Hirm tundmatu ees, hindamishäire (hirm, et te ei täida ülesannet piisavalt hästi) on ka mõned põhjused, miks inimesed viivitavad. See aga õnnestub inimesel veelgi stressi tekitada, kui ülesannete mahajäämus suureneb. Niisiis, kuidas ületada viivitamine? Saame seda teha:

  • Suurte ülesannete jaotamine väiksemateks ja paremini hallatavateks tükkideks : näiteks kui teil on projekt, mille täitmine võtab teil umbes 4 tundi. Võite oma töö jaotada ühe tunni pikkusteks plokkideks päeva või isegi paari päeva jooksul. Raske ülesandega on lihtsam silmitsi seista, kui annate neile vaid lühikese aja.
  • Kasutage viie minuti plaani: öelge endale, et töötate ülesandega ainult viis minutit, kui olete juba tööle hakanud, märkate, et ületate tõenäoliselt viie minuti piiri.
  • Koostage lühiajalised tähtajad: lühiajalise tähtaja omamine aitab tavaliselt tähtaegadest kinni pidada. See sunnib teid alati asju korda saatma ja sel viisil ei ole teil pikaajalise tähtaja ees nii palju survet ja tööd üles ehitatud.
  • Vältige püüdlemist täiuslikkuse poole: perfektsionism on üks omadus, mida ei saa kunagi saavutada, kuid püüdes seda pidevalt saavutada, jätab see teile alati stressi. Teie peamine tähelepanu peaks alati olema endast parima andmine; kui annate endale piisavalt aega oma parima saavutamiseks, väheneb lõpuks teie stressitase.
  • Eesmärkide seadmine: vaadates läbi oma eesmärgid ja jälgides hinda, näete oma tegevuse olulisust. Proovige luua konkreetseid, mõõdetavaid, saavutatavaid, asjakohaseid ja ajaliselt seatud eesmärke.
  • Kasutage Pomodoro meetodit: siin otsustate ülesande, mille peate täitma. Seejärel määrasite taimeri 25 minutiks. Selle aja jooksul töötage ülesandega edasi, kuni taimer heliseb. Tehke lühike kolm kuni viis minutit pausi. Pärast nelja tsüklit hakkavad võtma pikemad viieteistkümne kuni kolmekümne minuti pikkused pausid.

4. Hallake oma kohustusi: liiga paljude kohustuste võtmine või isegi mitte piisav täitmine võib põhjustada stressi. Mõningate võimalike kohustuste täitmisest vabastamine ei tähenda tingimata loobumist.

Mida see tähendab, on see, et teate, mis on teie jaoks oluline, ülesande piir, mida saate täita, ja suudate otsustada, kuidas soovite oma aega kulutada, et olla maksimaalse tootlikkuse tasemel. Ärge kiiresti pühenduge asjadele, mis pole teile olulised.

5. Võimalusel delegeerige: kui proovite teha kõike ise või proovite olla kõikides kohtades samal ajal, võib inimene kiiresti läbipõleda. Oluline on märkida, et hoolimata sellest, kui pädev on ettevõtja või töötaja, ei saa ta iga ülesannet täita.

Ülesannete mikromajandusliku juhtimise asemel on parem delegeerida üleliigsed kohustused pädevatele töötajatele. Siit tuleb tõhus meeskond. Kui töö jaotub ühtlasemalt, saavad kõik vähem kohustusi ning on seega tõhusamad ja produktiivsemad.

Samuti on kasulik vahet teha, millal saate aidata ja kus teid vajatakse. Kogenud juhid õpivad, et viimane on olulisem kui eelmine.

6. Tutvuge märkidega, mis võivad näidata, et olete stressis või et teil on raskusi oma aja haldamisega. Võite paluda oma sõpradel, pereliikmetel või kolleegidel öelda teile märke, mida nad näevad, kui olete stressi all.

7. Oma aja haldamine võtab harjumist. Võite harjutada endale esitama lihtsat küsimust; „Kas ma peaksin seda nüüd tegema?” Kui jah, jätkavad nad seda.

8. Vältige ajaraiskajaid: vältige ajaraiskajaid töökohal, kuna on kindel, et need tõmbavad teid alati tagasi ja takistavad teil ülesannet täita. Mõned neist ajaraiskajatest hõlmavad;

  • Katkestused: katkestused on alati osa töökohast, kuid see, kuidas te neid käsitlete, annab teada, kas see põhjustab ajakulu.
  • Kehv delegeerimisoskus: kui proovite paljusid asju ise teostada, kulub ainult ajakulu, mida oleks võinud paremini kasutada muudes ettevõtmistes.
  • Vidinad: suhtlusvidinad on töökohal väga olulised, kuid kui neid ei hallata korralikult, siis mobiiltelefonid, pleier ja arvutid jt. võib kiiresti muutuda tohutuks tähelepanu hajutamise allikaks ja põhjustada aja raiskamist.
  • Suhtlemine töökaaslastega: tervisliku töökeskkonna jaoks on vajalik kaastöötajaga suhelda, kuid siiski peaksite meeles pidama, et teid ei olnud organisatsioonis tööle võetud, et suhelda teistega. Piirake oma kolleegidega arutlemisele kuluvat aega ja nägu oma tööst.

Kokkuvõtteks võib öelda, et stress on töökohas väga levinud nähtus tänu töökoha dünaamilisele olemusele ja keskmise töötaja üha suurenevale töökoormusele. Kuid on veel lootust, kuidas oleks võimalik elada täisväärtuslikku tööd ja isiklikku elu ilma stressita.

Tõde jääb alati nii, et alati on palju tegemist sellega, et neil kõigil pole piisavalt aega ega energiat. Kuid kui õpid oma aega tõhusalt juhtima, saate oma elu lihtsustada.